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28
fev

Atraso em obra é comum para você? Para a Amplus não é!

Por Pedro Moreno

O prazo de uma obra é levado muito a sério e respeitado pela Amplus. Isso é um fator primordial na relação com nossos clientes. Fazemos questão de deixar claro todos os possíveis problemas e as soluções encontradas assim que eles são apurados internamente. A ausência de planejamento tático, controle de planejamento operacional, cobrança e controle dos serviços terceirizados, sub dimensionamento de equipe e o retrabalho são os principais fatores que geram os atrasos em obras.

Agora falaremos sobre esses pontos para que você possa entender um pouco de como funciona um serviço padrão Amplus.

Planejamento tático

O planejamento tático elimina todas as restrições referentes aos processos construtivos dentro da obra, abrangendo serviços, materiais e equipamentos. É a partir dele que se desenvolvem os trabalhos diários, se nomeiam os responsáveis e estipulam os prazos de entrega. Também são avaliados os atrasos (caso existam) e suas justificativas para que soluções e aperfeiçoamentos de processos futuros sejam pensados. Uma simples e bem organizada planilha no Excel consegue elaborar um planejamento tático de qualidade.

E se surgirem imprevistos durante o dia que atrapalhem a execução das tarefas dentro do prazo?

Na Amplus esse planejamento, além de fiscalizado, é alimentado diariamente. Sempre que necessário são incluídas novas restrições e responsáveis são modificados. Isso prioriza a manutenção dos prazos, aumenta a produtividade e minimiza possíveis atrasos. Em nossa planilha existe uma coluna em que marcamos se a atividade realmente foi concluída de acordo com o planejado, se atrasou ou se ainda não foi finalizada. Também podemos definir se a tarefa tem caráter de urgência, além de um campo para a explicação dos atrasos. Assim tudo fica documentado para conseguirmos solucionar os problemas de forma inteligente, mais efetiva e buscar cada vez mais aperfeiçoar os processos operacionais.

Controle de planejamento operacional

Esse planejamento define todos os processos operacionais que podem ocorrer durante uma obra. Ele engloba desde a solicitação de um material e sua entrega na obra até a destinação correta dos resíduos. O referido planejamento passa pelo processo de compras, de fiscalização de serviços, de materiais, documentação em obra, controle de projetos, controle de material almoxarifado entre outros. Todos os processos são bem definidos e os responsáveis por cada um são fiscalizados e cobrados por seus respectivos diretores. A organização da cadeia de processos é extremamente importante para minimizar os erros e evitar problemas e atrasos que poderiam ser sanados facilmente antes de ocorrerem.

Cometemos erros, mas os solucionamos e aprendemos com eles!

A falta de processos bem definidos foi algo que nos gerou atrasos e prejuízos. Não foi necessariamente a falta de processo que nos causou problemas, mas a falta de uma definição clara, objetiva e que previa possíveis contratempos. Dentro do processo de compras existe a etapa de requisição de material e foi justamente nela que tivemos erros.

Na época o encarregado da obra ou o engenheiro solicitava ao comprador o material, no mesmo momento lançava no sistema e seguia o processo de compras. Vinha funcionando bem, de forma rápida e prática, até a obra entrar em um estágio de muitos serviços simultâneos. Logo, o comprador começou a sair de sua função para ajudar em áreas críticas. Com a sobrecarga, a solicitação de material acabou sendo feita oralmente. Algumas realmente seguiram o fluxo de compras enquanto outras acabaram sendo esquecidas. Com isso, compras não foram feitas no prazo fazendo com que o material não chegasse no tempo necessário. Isso causou nosso primeiro cenário de atraso na obra.

Assim que o percebemos o problema documentamos o processo de requisição de material.  Foi contemplado desde o momento em que o encarregado solicita até a chegada do material na obra. Sempre com os processos bem definidos e as etapas bem detalhadas. Criamos uma planilha que informa o produto, quem o estava requisitando, a data do pedido, a data para a chegada na obra, possíveis fornecedores e os campos de assinatura do requerente e do requerido, tudo documentado fisicamente e lançado no sistema. O que inicialmente foi um problema acabou se tornando um aprendizado que nos propiciou aperfeiçoar esse processo.

Cobrança e controle de serviços terceirizados

Todo serviço terceirizado dentro de uma obra tem que apresentar um contrato bem detalhado. Nele devem ser expostos os direitos e deveres das partes, a qualidade esperada do serviço final e seu prazo. Tudo que for acordado e possíveis questões de rescisão ou extensão contratual também devem ser previstos. Assim é feito todo o controle de produção e fiscalização da qualidade do serviço, cobrança do uso de EPI (Equipamento de Proteção Individual), uniforme, limpeza e correta destinação dos resíduos provenientes dos serviços executados. Tudo isso é controlado, fiscalizado e documentado pela Amplus, buscando sempre objetividade e clareza perante seus valores e clientes.

Dimensionamento ruim e produtividade de equipes abaixo do esperado

O dimensionamento das equipes é bem feito quando se tem um planejamento bem elaborado e específico. O planejamento mostra as datas de início e término de cada serviço assim como sua quantidade. A qualidade, fiscalização e controle dos processos construtivos também são considerados no dimensionamento completo das equipes.

Aliado a um bom dimensionamento vem o controle e a fiscalização da produtividade. No começo, esse processo e controle são difíceis de serem bem executados em sua obra devido à falta de parâmetros de produtividade. Mas com um bom controle e sempre documentando a produção dos serviços executados é possível chegar a um parâmetro real e de alta produtividade. Desta forma, atingimos uma fiscalização mais adequada que trará resultados mais efetivos e consequentemente menos atrasos para sua obra.

Retrabalho

O retrabalho é o terror de qualquer bom planejamento. O vantagem de um trabalho bem feito uma única vez é enorme, pois torna o trabalho mais produtivo, menos oneroso e atende ao prazo estipulado. Logo, o segredo é ter uma boa fiscalização na execução dos serviços para evitar retrabalhos futuros. Simples, mas é algo que tem que ser feito com seriedade e compromisso.

Nossa construtora trabalha com um processo de verificação de material e serviços aprimorado. Enquanto o mercado utiliza FVS (fichas de verificação de serviço), trabalhamos com uma ficha mais precisa. Essa ficha conta com parâmetros que realmente geram resultados, evitando os parâmetros muitas vezes utilizados que geram informações que não são aproveitadas. Dessa forma é prático conferir e garantir a qualidade dos serviços executados no dia a dia da obra, evitando o retrabalho.

Por fim, concluímos que sem um bom planejamento, as chances da sua obra ser sinônimo de atraso é grande. Ter um bom controle, fiscalizar constantemente, definir processos, alinhar equipes e organização é essencial para se ter uma obra bem organizada.

O prazo é uma prioridade dentro da Amplus. Nos orgulhamos de não ter entregue nenhuma obra com atraso. Muitas vezes, quando o aporte financeiro no início da obra é maior, conseguimos entregar até antes do previsto! Tudo isso para concretizar a nossa missão de não só atender, mas sempre surpreender o cliente.

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